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Qu’est-ce que le knowledge management et à quoi sert-il ?

Les connaissances et les savoirs sont des éléments important d’une personne mais pour une entreprise, ils peuvent être décisifs. Malheureusement, ils sont bien souvent mal exploités. Le knowledge management est une discipline qui vise justement à organiser et à structurer la connaissance et les savoirs des entreprises afin de faciliter leur diffusion parmi les collaborateurs. Découvrez la définition du knowledge management et à quoi il sert en entreprise.

Définition du knowledge management 

Le knowledge management est un terme anglais définissant la gestion de l’information dans une entreprise. En français, on l’appelle « gestion de la connaissance ». Ainsi, il s’agit d'organiser, de partager et d’utiliser les connaissances individuelles à des fins collectives. 

“Faire du knowledge management” suppose de mettre en place des outils spécifiques et une méthodologie qui répondra efficacement aux objectifs et aux besoins des différents acteurs. En effet, tous les services d’une entreprise n’ont pas les mêmes besoins en termes de connaissance. Ce besoin varie également en fonction du secteur d’activité, du domaine d’intervention, du niveau hiérarchique et de l’étendu des responsabilités. 

Les enjeux de la gestion des connaissances 

Les bénéfices liés à la mise en œuvre d’une stratégie de knowledge management sont nombreux et profitent à tous les acteurs de l’entreprise : salariés, managers, direction.

  • Faciliter la prise de décision, à l’échelle individuelle et collective,
  • Booster la productivité, en limitant le temps passé à rechercher une information, 
  • Protéger la connaissance acquise par les acteurs, 
  • Valoriser ses salariés en reconnaissant et en exploitant leurs connaissances,
  • Favoriser l’intelligence collective grâce au partage de l’information. 

Les clients ou encore les prestataires de l’entreprise peuvent par ailleurs en bénéficier. 

Les répercussions liées à une mauvaise gestion de la connaissance en entreprise sont également nombreux mais bien souvent sous-estimées car rarement quantifiés : 

  • chercher une information sans la trouver, 
  • produire des documents qui existent déjà, 
  • utiliser des informations obsolètes… 

Le principal risque est de prendre de mauvaises décisions stratégiques, qui peuvent impacter toute l’entreprise. 

Mettre en place un système de gestion de la connaissance en entreprise 

Aujourd’hui encore, une importante quantité de connaissances reste inexploitée dans beaucoup d’entreprises. Sans système de gestion de la connaissance, certaines informations stratégiques acquises peuvent même se retrouver totalement perdues dans la masse d’informations existante. 

Des connaissances inaccessibles sont des connaissances inutiles. 

Il est donc essentiel pour une entreprise de tout mettre en œuvre pour identifier les connaissances utiles à chaque employé et de garantir une diffusion et un accès efficace aux moments où ils en ont besoin. 

Le processus de knowledge management repose sur trois volets : 

  • l’identification des connaissances : il faut identifier les connaissances qui existent dans l’entreprise afin de les classifier et de les organiser ; 
  • la diffusion des connaissances : il faut pour cela identifier les besoins de chaque collaborateur et lui fournir un accès restreint aux éléments informationnels dont il a besoin. Tous les collaborateurs n’ont pas nécessairement besoin d’accéder à l’ensemble des connaissances de l’entreprise. Cela peut au contraire être une grande perte de temps. 
  • la valorisation et la conservation des connaissances : identifiées puis diffusées aux bonnes personnes dans l’entreprise, les connaissances doivent également être facilement accessibles et régulièrement mises à jour afin que leur utilisation conserve toute son efficacité opérationnelle.

Comment pratiquer le knowledge management ?  

En fonction de la taille de l’entreprise et de la diversités des acteurs et des activités, la mise en oeuvre d’une stratégie de knwoledge management peut vite devenir un grand chantier. Il ne faut pas sous-estimer son importance, ni sa potentielle complexité de mise en œuvre. 

Toute organisation qui souhaite s’engager dans cette voie doit prendre en compte plusieurs facteurs : 

  • Une personne devra être dédié à ce projet, 
  • Il faudra vraisemblablement investir dans un logiciel de knowledge management, 
  • Une fois la structure mise en place, il faudra la maintenir, 
  • Il faudra communiquer et accompagner les salariés dans cette transition. 

Ainsi, le knowledge management n’a rien de compliqué. Il sert à installer un climat de partage et d’amélioration continu au sein d’une entreprise. Il aide aussi à valoriser les connaissances, et donc les potentiels de chaque salarié. Reste à les identifier et à les exploiter correctement. Le développement commun des connaissances conduit à l’amélioration collective.

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