La veille est une activité itérative qui vise à surveiller activement l’environnement d’une organisation, quel que soit son secteur d'activité. Il existe plusieurs types de veille, notamment la veille technologique, la veille commerciale ou encore la veille e-réputationnelle. Dans le cadre d’une entreprise, la mise en place d’un dispositif de veille est une pratique qui consiste à placer sous surveillance son environnement direct et indirect afin de détecter des opportunités et réduire les incertitudes :
- activités des concurrents du secteur,
- tendances d’un secteur,
- évolutions technologiques…
Dans la plupart des organisations, la veille constitue une activité hautement stratégique. Elle est souvent menée par les dirigeants ou les managers, car elle a pour but de faciliter les prises de décisions stratégiques afin d'augmenter la performance des entreprises.
Bien souvent, les entreprises utilisent des outils de veille stratégique afin de centraliser leur processus de veille et d’automatiser certaines étapes. Ce processus est assez semblable d’une organisation à une autre car il s’appuie sur les étapes du cycle de veille :
Étape 1 : Le cadrage du besoin d’information
Le cadrage est le premier niveau d’un cycle de veille. Il correspond à la définition du besoin en information. Le plus souvent, cette phase permet de définir la thématique, le champ sémantique, les acteurs du domaine ainsi que les axes de recherche qui serviront de base à la veille. Cette étape du cycle de veille est cruciale, elle permet de mettre en place une stratégie qui vise à comprendre le contexte, le besoin de surveillance et de spécifier les objectifs et les éventuelles contraintes. Dans certains cas, cette phase s’accompagne d’un travail de recherche documentaire (desk research ou secondary research) ou d’entretiens qualitatifs auprès des personnes expertes pour affiner la définition du périmètre de la veille et sa compréhension par le veilleur.
Par ailleurs, le cadrage permet également de cibler les mots clés pertinents ainsi que les sources d’information qui devront être surveillés lors des étapes suivantes du cycle de veille. Elle peut donner lieu à la création d’un plan de veille qui servira par la suite à paramétrer le système de veille.
Enfin, c’est également pendant cette phase que vous pourrez commencer à identifier les différents outils qui devront être utilisés pour répondre au besoin d’information exprimé.
Étape 2 : Le sourcing
L’étape du sourcing vise à identifier, de la façon la plus complète qui soit, les différentes sources d’information à exploiter pour répondre aux objectifs du projet de veille. Il existe différents types de sources :
- Les sources externes et ouvertes : presses, données publiques…
- Les sources internes (formelles ou informelles) : cloud, serveurs, messageries…
- Les sources payantes : presse spécialisée, abonnements premium…
En général, l’identification des sources commence à se faire lors de l’étape du cadrage. En effet, les destinataires de l’information, lorsqu’ils sont sollicité pour détailler leur besoin d’information, fournissent également les sources d’informations sur lesquels ils souhaitent que s’appuie la collecte. L’étape de sourcing vient donc compléter la liste de sources déjà existantes.
L’étape du sourcing comprend également la qualification de ces sources en fonction de différents critères :
- nature de l’information,
- format de l’information récolé,
- niveau de fiabilité…
Il est préférable d'identifier toutes les sources existantes sur un marché, quitte à choisir d’en exclure certaines, plutôt que de réaliser un sourcing trop réducteur.
En ce qui concerne le choix de votre outil de veille, assurez-vous que les sources dont vous avez besoin sont bien disponibles. Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous sur la possibilité d'en ajouter ! Dans bien des cas, l’éditeur du logiciel pourra vous apporter une solution. C’est le cas pour notre logiciel Algorithma. Notre logiciel étant encore en cours de développement, nous nous appuyons énormément sur les demandes de sources faites par nos utilisateurs.
Étape 3 : La collecte de l’information
La collecte d’informations est une étape itérative du cycle de veille qui vise à récupérer les informations correspondant au besoin exprimé (étape 1) auprès des différentes sources identifiées lors du sourcing (étape 2).
Face à la quantité d’informations qui peuvent exister sur un sujet, les entreprises privilégient souvent l’automatisation de cette étape. Cela permet notamment aux chargés de veille de ne pas passer à côté de certaines informations stratégiques et de maintenir une régularité dans leur travail de collecte.
Avec Algorithma, nous avons souhaité répondre à deux façon différentes de collecter de l’information, en général complémentaires :
- La recherche d’information active via la barre de recherche, qui consiste à passer au crible toutes les informations qui existent déjà sur un sujet. Dans le cas d’un premier projet de veille, cette étape est indispensable. Elle permet de ratisser le sujet à traiter avant d’envisager une automatisation de la remontée de l’information. Dans le cas de certains projets de veille, menés sur le très court terme par exemple, ce mode de recherche d’information sera suffisant.
- La recherche d’information passive via l’automatisation de la collecte. Dans le cas de projet de veille mené sur le long terme ou avec un besoin d’information régulier sur un sujet, l’automatisation sera obligatoire tant la quantité d’information est importante.
Dans Algorithma, la création de dossier de veille permet de rassembler dans un espace unique toutes les informations, qu’elles aient été collectées de façon active ou passive.
Étape 4 : L’analyse de l’information
Lorsque l'information est collectée, arrive ensuite la phase d'analyse de cette information.
C’est une étape indispensable car même si l’information collectée est correctement filtrée, il faudra s’assurer qu’elle correspond bien à 100% au besoin d’information du destinataire.
Il faut donc prévoir une étape de vérification de l’information avant d’envisager son exploitation ou sa distribution.
Dans la plupart des cas, l’analyse consiste à :
- les filtrer en fonction de certains critères,
- classer les informations en fonction de thématiques,
- vérifier leur pertinence et leur fiabilité en les croisant,
- annoter ou résumer des informations complexes,
- compléter un propos en apportant une information supplémentaire…
Une fois cette étape de traitement effectuée, les résultats peuvent alors être exploités et pensés pour la diffusion.
Étape 5 : La diffusion de l’information
La diffusion permet de clôturer le cycle de veille. Cela consiste à mettre à disposition des informations sous forme de livrables aux personnes concernées. La restitution des informations peut se faire de plusieurs façons :
- à l’oral lors de réunions,
- via le chat interne de l’entreprise,
- dans un document papier distribué régulièrement,
- par le biais d’une newsletter régulière,
- de façon ponctuelle par e-mail…
Ce choix dépendra des contraintes de l’entreprise, du type de destinataire et du comportement attendu en réponse (lecture, interactions, partage…).
La mise en place d’un dispositif de veille au sein d’une entreprise s’appuie dans la majorité des cas sur ces 5 étapes. Elles permettent d’établir un cadre reproductible, quels que soient le besoin et le contexte de l’entreprise et de son marché. La plupart des produits respectent ce cycle de veille de l'identification du besoin jusqu'à la diffusion des informations. Les outils proposent souvent des fonctionnalités qui permettent de répondre à chacune de ces étapes.
Nous espérons vous avoir permis d'identifier les étapes clés à la mise en place de votre processus de veille. N'hésitez pas à nous contacter, notre équipe sera ravie d'échanger avec vous.
